งานชิ้นที่ 2

บริษัท P.K. Bicycle จำกัด

 ประวัติความเป็นมา

          บริษัท พี.เค. ไบซิเคิ้ล (ประเทศไทย) จำกัด ก่อตั้งขึ้นด้วยทุนจดทะเบียน 300 ล้านบาท สำหรับธุรกิจผลิตจักรยาน

          สำหรับตลาดในประเทศและเพื่อการส่งออกภายใต้เครื่องหมายการค้า “P.K. Bicycle”  ด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย ทีมวิศวกรที่มากด้วยประสบการณ์ทีมวิจัยและพัฒนาผลิตภัณฑ์ ที่มีศักยภาพ (Research & Development) และพนักงานที่มีประสิทธิภาพ ทำให้บริษัทฯ มีสิทธิบัตร (patent) ในครอบครองมากกว่า 100 ฉบับทั่วโลก และสามารถผลิตจักรยาน ได้มากกว่า 700,000 คันต่อปี ประกอบด้วย จักรยานสำหรับเด็ก จักรยานเสือภูเขา จักรยานขี่ในเมือง จักรยาน BMX จักรยาน และสกู๊ตเตอร์ไฟฟ้า จักรยานทุกคัน ล้วนได้คุณภาพ ตามมาตรฐานระดับสากล เพื่อให้ผู้ขี่มีความมั่นใจ ในคุณภาพและความปลอดภัย

          P.K. Bicycle จำหน่ายทั้งจักรยาน และอุปกรณ์เสริมต่างๆ รวมทั้งให้การบริการแบบครบวงจรผ่าน “P.K. SALE & SERVICE SHOP” ซึ่งเปิดให้ บริการกว่า 40 สาขาทั่วประเทศ ด้วยความหลากหลาย ของสินค้าและอุปกรณ์เสริม การออกแบบที่ทันสมัย และการให้บริการอย่างมืออาชีพ ทำให้ P.K. Bicycle ได้รับส่วนแบ่งการตลาดภายในประเทศ ที่สูงภายในระยะเวลาไม่กี่ปี ยิ่งไปกว่านั้น P.K. Bicycle ได้ขยายการจำหน่ายสินค้าไปยังประเทศต่าง ๆ ทั่วโลก อาทิ ประเทศ สหราชอาณาจักร อิตาลี กรีซ ฟินแลนด์ แคนาดา อินเดีย และประเทศเวียดนาม

          บริษัทฯ ยังคงมุ่งมั่นที่จะพัฒนาไปอย่างไม่หยุดยั้ง เพื่อให้ P.K. Bicycle เป็นเครื่องหมายการค้า ระดับโลก ที่จะมอบสินค้าที่มีคุณภาพให้แก่ผู้รักการขี่ทั่วโลกซึ่งถือเป็นความภาคภูมิ ใจ ของคนไทย

วิสัยทัศน์

1. เป็นบริษัทที่ได้รับการยกย่องและไว้วางใจมากที่ในสุดประเทศไทย

2. เป็นองค์กรหลักในการนำภูมิปัญญา นวัตกรรม องค์ความรู้ เพื่อการพัฒนาธุรกิจอุตสาหกรรมจักรยานไทย ให้มั่นคง และพึ่งพาตนเองได้อย่างยั่งยืน

พันธกิจ

1. บรรลุการเป็นผู้นำ ในด้านความพึงพอใจของลูกค้า และในด้านสัดส่วนการตลาด
2. กำหนดให้ความปลอดภัยเป็นกิจกรรมที่สำคัญที่สุด ของกิจกรรมรากฐานของบริษัท
3. สร้างสังคมที่มีคุณภาพโดยการทำกิจกรรมที่มีคุณค่าเพื่อสังคม


                                                                   แผนผังองค์กร

การดำเนินงานของแต่ละแผนก

แผนกขาย

          มีหน้าที่ในการวิเคราะห์กระบวนการขายผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ โดยการวิเคราะห์ถึงความต้องการของบุคคลแต่ละกลุ่ม แต่ละประเภท รวมถึงการบริการหลังการขาย ทั้งนี้เพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ผู้ซื้อในส่วนของสินค้านั้น ๆ ให้มากที่สุด เพื่อลูกค้าจะได้พิจารณาสินค้าและจะได้นำไปสู่การขาย นอกจากนี้แล้วยังมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าและรายละเอียดในการซื้อขายด้วย

แผนกบัญชี

          มีหน้าที่ในการดูแล ตรวจสอบข้อมูลด้านการเงินของบริษัท อันได้แก่ บันทึกบัญชีของสมุดรายวันชั้นต้น ตรวจสอบ Statement จัดทำรายการทางการเงินประจำเดือน คำนวณดอกเบี้ยและค่าปรับของลูกหนี้ ณ วันสิ้นงวดของลูกหนี้ ณ วันสิ้นงวดบัญชีลูกหนี้ ยืนยันการเป็นหนี้ จัดทำงบการเงินส่งสำนักงานสรรพากร เพื่อตรวจสอบและรับรอง

แผนกคลังสินค้า

          มีหน้าที่ในการดูแล ตรวจสอบความเรียบร้อย และตรวจเช็คสินค้าในคลังสินค้า รวมทั้งสั่งซื้อสินค้ามาเก็บไว้ในคลังสินค้า

แผนกซ่อมบำรุง

          มีหน้าที่ในการให้บริการทางด้านการซ่อมจักรยาน เปลี่ยนอะไหล่จักรยานที่ได้รับความเสียหายจากการใช้งาน การผลิตที่ไม่ได้มาตรฐานหรือการขนส่ง เพื่อให้สามารถแก้ไขได้ทันเวลาในการใช้งาน พร้อมทั้งสามารถให้คำแนะนำ ปรึกษา ในด้านต่าง ๆ อย่างถูกต้อง

แผนกบุคคล

          มีหน้าที่ในการจัดการ ดูแล งานด้านการบริหารงานบุคคลทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการรับสมัครงาน, การคัดเลือกบุคลากรเข้ามาทำงาน, การดูแลเกี่ยวกับการปฏิบัติให้ถูกต้องตามกฎหมายแรงงาน, การลงโทษพนักงาน, การดูแลสวัสดิการและความเป็นอยู่ของพนักงานภายในองค์กร เป็นต้น

การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน

          แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้ ระบบการขาย ระบบงานคลังสินค้า ระบบบัญชี ระบบขายโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 3 ทางเลือก

1.ซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป

2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ

3.จัดตั้งทีมงานเพื่อพัฒนาระบบงานเอง

ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 1

          ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 3 ระดับ ดังนี้

น้ำหนักเท่ากับ 4 ช่วงคะแนน 90 – 100 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดีมาก

น้ำหนักเท่ากับ 3 ช่วงคะแนน 79 – 89 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ดี

น้ำหนักเท่ากับ 2 ช่วงคะแนน 50 - 69 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ พอใช้

น้ำหนักเท่ากับ 1 ช่วงคะแนน 30 - 49 เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้ ปรับปรุง


          ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1

          ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ 2 มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 2 : จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing) มีรายละเอียด  ดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 2

        ใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้

 สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2 

          ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกบริษัท คูน ซอฟต์แวร์ จำกัด เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด

ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

การประเมินแนวทางเลือกที่ 3

- ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ

สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3

          ทางทีมงานได้พิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำไว้เป็น TOR โดยใช้ระยะเวลาดำเนินกิจการจำนวนทั้งสิ้น 4 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าบำรุงรักษา ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด เป็นต้น)

เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม          ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้

ตารางเปรียบเทียบการพิจารณาแนวทางเลือกทั้งสามแนวทาง

ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้งสาม

          ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาเอง  เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากนี้ยังจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานหรือรองรับการเปลี่ยนแปลงการทำงานในระบบได้ และสามารถคอยกำกับดูแลการทำงานให้ตรงไปตามวัตถุประสงค์ได้อย่างที่วางไว้

          ทางทีมงานผู้บริหารได้ทำการเปรียบเทียบ พิจารณาและให้ข้อเสนอแนะทั้งสามทาง เพื่อเป็นข้อมูลสนับสนุนการตัดสินใจ ก่อนที่จะนำเสนอแนวทางเลือกในการพัฒนาระบบตรวจสอบสินค้า โดยมีข้อเสนอแนะดังนี้

แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) 


ข้อดี 

         ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด รวมทั้งประหยัดเวลาในการติดตั้งด้วย

ข้อเสีย

          ราคาสูงกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับแนวทางที่ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเอง เป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 100,000 บาท อีกทั้งทีมงานจำเป็นต้องเรียนรู้ในรายละเอียดทั้งหมด ทำให้ต้องใช้ระยะเวลาประมาณ 30 วัน ส่วนการปรับปรุงและแก้ไขเพิ่มเติมไม่กระทบโครงสร้างหลักของระบบ หากมีการแก้ไขปรับปรุงเพิ่มในอนาคตจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นต่างหาก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการจัดทำข้อตกลงในสัญญา

แนวทางเลือกที่ 2 การว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing)

ข้อดี 

          ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถปรับปรุงแก้ไขได้ในระหว่างขั้นตอนการพัฒนาระบบ

ข้อเสีย 

          ทีมงานต้องจัดทำ TOR ให้ครบถ้วนสมบรูณ์ที่สุด เพื่อป้องกันการเข้าใจไม่ตรงตามข้อกำหนด ซึ่งการว่าจ้าง Outsourcing มีค่าใช้จ่ายสูงสุดเมื่อเปรียบเทียบกับราคาทั้งสามแนวทาง อีกทั้งข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทอาจถูกเปิดเผยได้

แนวทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)
ข้อดี 

          ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถปรับปรุงแก้ไขระบบได้ตลอดเวลาตามต้องการ รวมถึงค่าใช้จ่ายต่ำสุดเมื่อเปรียบเทียบทั้งสามแนวทางเป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000 บาท นอกจากนี้ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมงานกับผู้ใช้งาน

ข้อเสีย

          มีระยะเวลาในการดำเนินการมากที่สุดประมาณ 4 เดือน และหากมีงานอื่นที่ต้องทำในระหว่างการพัฒนาระบบ ก็จะทำให้ระยะเวลายืดเยื้อไปอีกจึงจำเป็นต้องมีแผนการรองรับในเรื่องนี้ด้วย

ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด 

          หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้

สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร

          ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรงคอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้

ระบบ  TPS  และ  MIS  ของแผนกคลังสินค้า

คุณลักษณะของระบบคลังสิน

                ระบบคลังสินค้านี้ช่วยในการควบคุมสินค้าให้มีความถูกต้องในการเบิกจ่าย  และตราวจสอบยอดคงเหลือสินค้าแต่ละรายการได้  เป็นการบันทึกข้อมูลตามความเป็นจริงในการทำงานประจำวัน  เช่น  ถ้าเรามีคลังสินค้าสักหนึ่งคลัง  เราจำเป็นต้องมีผู้จัดการหรือดูแลคลังนั้นหรือรับผิดชอบต่อสินค้านคลังนั้น ๆ ระบบนี้จะทำงานเหมือนจริงคือ  ระบบก็จะต้องมีผู้ดูแลคลัง  และจะต้องกำหนดให้ผู้ดูแลคลังมีสิทธิในการดูแลคลังนั้น ๆ ด้วย  และระบบนี้สามารถมีคลังหรือสถานที่เก็ฐได้หลายสถานที่เก็บ

ER-Model

ฐานข้อมูล

เมื่อกดปุ่ม  ok  จะปรากฎ  หน้าต่างดังภาพด้านล่าง

ก่อนจะใช้งาน

1.  กำหนดผู้ใช้งานที่เมนูผู้ใช้   ดังภาพ

จากนั้นกรอกรายละเอียด

กำหนดสถานที่เก็บ ที่ เมนู แฟ้มทะเบียนสินค้า->สถานที่เก็บ

กำหนดผู้ดูแลสถานที่เก็บ ที่เมนู ->ระบบ-> ผู้ดูแลสถานที่เก็บ

แฟ้มข้อมูล

 เมื่อเข้ามาสู่ระบบสินค้าคงคลังจะพบกับ เมนูแฟ้มข้อมูล ซึ่งแฟ้มข้อมูลจะแบ่งออกเป็นหัวข้อต่างๆดังนี้

-                   หน่วยนับสินค้า

-                   ประเภทสินค้า

-                   สถานที่เก็บสินค้า

-                   สินค้า

-                   พนักงาน        

-                   แผนก

หน่วยนับสินค้า

เมื่อคลิกที่แฟ้มข้อมูลจะพบกับ หน่วยนับสินค้า 

ประเภทสินค้า

เปิดแฟ้มข้อมูลจะพบกับ เมนู  แล้วคลิกเลือก ประเภทสินค้า

คลิกเลือก รหัสประเภท  แล้วไส่รหัสตามที่เราต้องการ เช่น 1 จากนั้นใส่ชื่อ ประเภทสินค้า เช่น เครื่องเขียน  แล้ว

กดบันทึก ต่อ รายการ หากมีข้อมูลที่เยอะสามารถเพิ่มเติมได้ตามต้องการซึ่งจะมีความสัมพันธ์กับหน่วยนับ สินค้า

สถานที่เก็บสินค้า

เปิดแฟ้มข้อมูลจะพบกับ เมนู  แล้วคลิกเลือก  สถานที่เก็บสินค้า 

 เมื่อคลิกขึ้นมาจะพบกับเมนูดังรูป จากนั้นทำการไปเลือกที่ รหัสสถานที่ จะพบกับเมนู หากต้องการเพิ่มสถานที่เก็บสินค้า ต้องเข้าไปเพิ่มในเมนู

สินค้า

  จากนั้นจะพบกับเมนู สินค้า  ระบบสินค้าจะมีหัวข้อต่างดังนี้ 

รหัสสินค้า  เช่น    A001  

ชื่อสินค้า     เช่น   ปากกาสีแดง

หน่วยนับ    เช่น   ด้าม

ประเภท      เช่น   1   ( เครื่องเขียน ) จะมีความสัมพันธ์กับ ประเภทสินค้า

ราคาขาย     เป็นราคาที่เรากำหนดขึ้นมา  เช่น  10.00  บาท

Safety Stock    คือจำนวนที่เราตั้งขึ้นมาเพื่อให้รู้ว่าสินค้าของเราใกล้จะหมดแล้ว  เช่น  15  ด้าม 

พนักงาน

ร้านค้า

แผนก

ระบบ

แบ่งออกได้เป็น ดังนี้

1.              ผู้ดูแลสถานที่เก็บ                                                                  

2.              เลขที่เริ่มต้นระบบ                                                 

3.              ลบข้อมูล                

4.              Compact And Repair Database                                  

5.              Connect Database                             

6.              กลุ่มผู้ใช้

7.              ผู้ใช้           

8.              เปลี่ยนรหัสผ่าน

9.              ส่งออกข้อมูล

10.       นำเข้าข้อมูล

11.       Logout

ผู้ดูแลสถานที่เก็บ

เลขที่เริ่มต้นระบบ

ลบข้อมูล

Connect Database

กลุ่มผู้ใช้

ผู้ใช้

เปลี่ยนรหัสผ่าน

ส่งออกข้อมูล

นำเข้าข้อมูล

Logon

บันทึกประจำวัน

    เมื่อเข้าโปรแกรมระบบสินค้าคงคลังจะพบกับหมวดบันทึกประจำวัน ซึ่งมีหัวข้อต่างๆดังนี้

      1.  นำเข้าสินค้า                                                              2.   เบิกจ่ายสินค้า

      3.  เบิกสินค้าระหว่างสถานที่                                     4.    ปรับปรุงสินค้า

นำเข้าสินค้า

เมื่อเปิดระบบสินค้าคงคลังขึ้นมาแล้วไปที่ บันทึกประจำวัน แล้วเลือกที่  นำเข้าสินค้า  จากนั้นให้กรองข้อมูลต่างๆให้ครบ แล้วกด บันทึก

หากมีการเพิ่มสินค้าในสต็อกจะต้องกรอกข้อมูลให้ถูกต้องเช่น รหัสสินค้า , หมายเลขรุ่น เป็นต้น       ดับเบิลคลิกที่ รหัสสินค้า จะได้ตัวช่วยค้นหา

เลือกพิมพ์ใบรับจะได้ตัวอย่างดังนี้

                                                    

เบิกจ่ายสินค้า

เมื่อเปิดระบบสินค้าคงคลังขึ้นมาแล้วไปที่ บันทึกประจำวัน แล้วเลือกที่  เบิกจ่ายสินค้า จากนั้นให้กรองข้อมูลต่างๆให้ครบ แล้วกด บันทึก

 หมายเหตุ การเบิกจ่ายต้องมีการทำรับหรือนำสินค้าเข้าก่อนถึงจะมีข้อมูลในการเบิกจ่ายสินค้า

โอนย้ายสินค้า

เมื่อเปิดระบบสินค้าคงคลังขึ้นมาแล้วไปที่ บันทึกประจำวัน แล้วเลือกที่  โอนย้ายสินค้า จากนั้นให้กรองข้อมูลต่างๆให้ครบ แล้วกด บันทึก

ปรับปรุงสินค้า

เมื่อเปิดระบบสินค้าคงคลังขึ้นมาแล้วไปที่ บันทึกประจำวัน แล้วเลือกที่  ปรับปรุงสินค้า จากนั้นให้กรองข้อมูลต่างๆให้ครบ แล้วกด บันทึก

รายงาน

    เมื่อเข้าโปรแกรมระบบสินค้าคงคลังจะพบกับหมวดรายงาน ซึ่งมีหัวข้อต่างๆดังนี้

      1.  แฟ้มข้อมูล                                                        8.  นำเข้าพัสดุตามร้านค้า                                          

      2.  ข้อมูลระบบ                                                      9.  สต็อกการ์ด

      3. บันทึกประจำวัน                                               A.  สต็อกการ์ดตามสถานที่เก็บ                            

      4.  ใบตรวจนับสินค้า                                            B.  สรุปประจำเดือน

      5.  ยอดคงเหลือ                                                    C.  สรุปสินค้าประจำเดือน   

      6.  ยอดคงเหลือตามสถานที่เก็บ                       D.  สรุปรับ-จ่ายสินค้าประจำเดือน  

      7.  เบิกสินค้าตามแผนก                                                

ตัวอย่างรายงาน

ส่งออก-นำเข้าข้อมูล

การส่งออกข้อมูล สามารถนำข้อมูลจากระบบไปที่ Excel ได้ โดยเลือกตารางข้อมูลตามต้องการ ข้อมูลจะไปเก็บที่ My Document ของ

กรณีต้องการนำเข้าข้อมูล เมื่อเริ่มต้นโปรแกรม

ให้ทำการ ส่งออกข้อมูลทุกตารางจากนั้นให้บันทึกข้อมูลลงในตารางที่ทำการส่งออกนั้นเมื่อจัดการข้อมูลเสร็จแล้วจึงนำเข้าข้อมูลตามต้องการ

***หมายเหตุ การป้อนข้อมูลเพื่อที่จะนำเข้าต้องป้อนรายละเอียดให้ครบทุกรายการ

รายการที่เป็นตัวเลขถ้าไม่ทราบจำนวนให้ป้อน 0 ทุกรายการ เช่น Safty-stock

สำหรับ TableItem  ป้อน Quantity = 0 ทั้งหมด

Connect Database

กรณีต้องการใช้แบบ Client Server

ให้ย้าย database IMDataBase.mdb ไปยัง share file ที่ Server และเมื่อต้องการ เชื่อมต่อ Database ให้ Connect Database ใหม่ ที่ เมนู 5 บำรุงรักษา เลือก Connect Database

กรณีใช้แบบ Single User Install เลือกใช้งานตามปกติ

BackupDatabase

NEW Import/Export  สามารถ Copy จาก Excel มาวางได้เลย

กำหนดสิทธิการใช้งานเมนูต่างๆ

ระบบ ของแผนกบัญชี

คุณลักษณะของระบบบัญชี

                ระบบบัญชีนี้ช่วยในการตรวจสอบในการตรวจสอบข้อมูลต่างๆ เช่นบัญชีหนี้สิน การแจ้งหนี้ ข้อมูลเครดิต ข้อมูลเช็ค เป็นการบันทึกข้อมูลข้อมูลในประจำวัน ประจำเดือน รวมไปถึงรายปี  เช่น ถ้าเราต้องการตรวจสอบข้อมูลของเช็คที่รับมาจากลูกค้า หากต้องตรวจสอบต้องเก็บในเอกสารหลายฉบับ และบุคคลหลายอัตรา จึงนำโปรแกรมนี้เข้ามาใช้เพราะการทำงานเพิ่มความสะดวก และรวดเร็ว ในการตรวจสอบและบันทึก เพราะการทำงานเสมือนให้พนักงงานบันทึกลงเอกสาร และมีการกำหนดสิทธิ์ ในการใช้งานโปรแกรม

ER-Model

กดเข้าสู่โปรแกรม

โปรแกรม ประกอบด้วยเมนู ต่างๆ และมีส่วน Login

เมนูต่างๆ ประกอบด้วย

·         ระบบเช็ค

·         ระบบบัตรเครดิต

·         ระบบเบิก-ถอนเงิน

·         ระบบเจ้าหนี้

·         ระบบบัญชีลูกหนี้

·         ระบบประกัน

·         สรุปผลกำไร-ขาดทุน

·         จัดทำงบกานเงินส่งสำนักงานสรรพากร

·         ระบบเงินเดือนพนักงาน

ก่อนใช้โปรแกรมย่อยในโปรแกรมใดๆ มีข้อบังคับให้ login ก่อนใช้งานโปรแกรม

ขั้นตอน login ดังนี้

-กรอกข้อมูล ทั้งสองช่อง-กดปุ่มเข้าสู่ระบบ

เมื่อเข้าสู่ระบบแล้ว หน้าตาโปรแกรมจะออกมาแบบนี้ พนักงานสามารถใช้งานเมนูต่างๆ ได้ทั้งหมดหลังจาก Login

เริ่มจากระบบบัตรเครดิต มีเมนูดังนี้

ผู้นำฝาก

วันที่

ชื่อผู้บันทึก

ธนาคาร ชื่อบัญชี-เลขบัญชี

พนักงานสามารถเก็บข้อมูลบัตรเครดิตได้ดังนั้น ให้กรอกข้อมูล ดังช่องต่อไปนี้

ผู้นำฝาก

วันที่

ชื่อผู้บันทึก

ธนาคาร ชื่อบัญชี-เลขบัญชี

แล้วกดปุ่ม บันทึก

เมื่อกดปุ่มบันทึกแล้ว ข้อมูลที่กรอกก็จะมาปรากฏที่ตารางดังนี้

ระบบต่อไปคือระบบเจ้าหนี้

บันทึกข้อมูล ลูกหนี้ เจ้าหนี้

ประกอบไปด้วย รหัสลูกหนี้ รหัสเจ้าหนี้

สามารถค้นหาลูกหนี้ เจ้าหนี้ได้

ระบบเช็ค จะต้องกรอกข้อมูลในช่อง
ผู้นำฝาก

วันที่

ธนาคารและบัญชี แล้วกดปุ่ม เพื่อทำการบันทึกเช็ค

สามารถเปลื่ยนจ่ายเช็คได้

เมนู ต่อไปมาที่ เมนูประกัน เป็นเมนูที่ บันทึกการซื้อและวันเริ่มประกันและหมดประกันโดยทำการเก็บข้อมูลดังนี้

กรอกรายชื่อ รหัสสินค้า, วันที่ขาย, ชื่อผู้บันทึก, ชื่อสินค้ารุ่นสินค้า, ระยะเวลาประกัน,  แล้วกดปุ่มบันทึก

เมื่อทำการกรอกข้อมูลเสร็จให้ กดปุ่ม บันทึก

หลังจากกดปุ่ม ข้อมูลก็จะบันทึกในหมวดหมู่ต่างๆ

เมนูนี้ จำทำการบันทึกข้อมูลทั้งหมดของบัญชี เพื่อตรวจสอบยอดของรายเดือน รายวัน และรายปี

เมื่อกดปุ่มรายปี ข้อมูลก็จะปรากฏบนตาราง

ระบบ ของแผนกการขาย

คุณลักษณะของระบบการขาย

                  มีหน้าที่ในการขายผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ โดยคำนึงถึงความต้องการของบุคคลในแต่ละกลุ่ม แต่ละประเภท เพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่ผู้ซื้อในส่วนของสินค้านั้นๆ ให้มากที่สุด เมื่อขายสินค้าไปแล้วนั้นจะมีบริการหลังการขายเพื่อให้ลูกค้านั้นมีความประทับใจและกลับมาใช้บริการของเราของเราอีกในครั้งต่อไป

ER-Model

ฐานข้อมูล

 

 ในส่วนนี้นั้นหากต้องการที่จะใช้โปรแกรมก็จะต้องทำการ Login เพื่อเข้าระบบก่อน

ทำการใส่ Username และ Password เพื่อเข้าสู่โปรแกรม

เมื่อเข้ามาสู่ในระบบแล้วโปรแกรมจะแสดงเมนูต่างๆ ของโปรแกรม

ในส่วนนี้จะเป็นหน้าต่างของ ใบส่งของ/ใบกำกับภาษี สำหรับลูกค้าเครดิต ของโปรแกรม

ในส่วนนี้จะเป็นหน้าต่างของ บิลเงินสด/ใบกำกับภาษี สำหรับลูกค้าเงินสด ของโปรแกรม

ในส่วนนี้จะเป็นหน้าต่างของ ใบกำกับภาษีอย่างย่อ สำหรับลูกค้าเงินสด ของโปรแกรม

ในส่วนนี้จะเป็นหน้าต่างของ ใบเสร็จรับเงิน สำหรับลูกค้าเครดิต ของโปรแกรม

ในส่วนนี้จะเป็นหน้าต่างของ ใบเสนอราคา ของโปรแกรม

ในส่วนนี้จะเป็นหน้าต่างของ ใบวางบิล สำหรับลูกค้าเครดิต ของโปรแกรม

 ในส่วนนี้จะเป็นหน้าต่างของ ใบส่งของชั่วคราว ของโปรแกรม

ในส่วนนี้จะเป็นหน้าต่างของ บิลเงินสด/ใบเสร็จรับเงิน ของโปรแกรม

การปรับระบบเข้าหากัน

วิธีการปรับระบบเข้าหากัน

จากการศึกษาระบบก็พบว่ามี Table ซ้ำกันและใช้ในทุกระบบ  1  Table คือ Table พนักงาน  และมี  Table  สินค้า  ที่เหมือนกันระหว่างระบบคลังสินค้าและระบบขาย  และ  Table  สุดท้ายที่มีเหมือนกันคือ  Table  แผนก  ซึ่งเหมือนกันระหว่างระบบคลังสินค้าและระบบขาย

 การปรับระบบเข้าหากันจึงใช้วิธีการรวม Table ที่เหมือนกันให้เหมือนกันและมีรายละเอียดตรงตามการใช้งานของระบบ โครงสร้างของ Table ในแต่ละระบบ ประกอบด้วย Field ต่าง ๆ ดังนี้

1.  การปรับ  Table  ที่ซ้ำและเหมือนกันทุกระบบ  จะได้

จาก  Table  ทั้งสาม  เมื่อนำมารวมกันแล้วจะได้  Table  พนักงาน  ดังภาพด้านล่าง

2.  การปรับ  Table  ที่ซ้ำและเหมือนกันระหว่างระบบคลังสินค้าและระบบขาย  จะได้

จาก  Table สินค้าทั้งสอง  เมื่อนำมารวมกันแล้วจะได้  Table  สินค้า  ดังภาพด้านล่าง

3.  การปรับ  Table  ที่ซ้ำและเหมือนกันระหว่างระบบคลังสินค้าและระบบบัญชี  จะได้

จาก Table แผนกทั้งสอง เมื่อนำมารวมกันแล้วจะได้ Table แผนก ดังภาพด้านล่าง

การเพิ่มข้อมูล

การเพิ่มข้อมูลพนักงาน

          เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลพนักงาน  ระบบจะต้องมีการอัพเดตข้อมูลไปยัง  Table  พนักงานของทุก ๆ ระบบ  ซึ่งได้แก่  ระบบคลังสินค้า  ระบบบัญชี  และระบบขาย  ดังภาพด้านล่าง

การเพิ่มข้อมูลสินค้า

          เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลสินค้า  ระบบจะต้องมีการอัพเดตข้อมูลไปยัง  Table  สินค้าของทุก ๆ ระบบที่มี  Table  สินค้าอยู่ ซึ่งได้แก่  ระบบคลังสินค้า  และระบบขาย  ดังภาพด้านล่าง

การเพิ่มข้อมูลแผนก

          เมื่อมีการเพิ่มข้อมูลแผนก  ระบบจะต้องมีการอัพเดตข้อมูลไปยัง  Table  แผนกของทุก ๆ ระบบที่มี  Table  แผนกอยู่ ซึ่งได้แก่  ระบบคลังสินค้า  และระบบบัญชี  ดังภาพด้านล่าง

แนวทางการต่อยอดหรือพัฒนาต่อในอนาคต

- เก็บรวบรวมข้อมูลการใช้งานเพื่อหาข้อผิดพลาด หรือสิ่งที่ต้องเพิ่ม เพื่อให้ครอบคลุมกับการทำงานของระบบ

- ลดกระบวนการทำงานหรือส่วนที่ไม่จำเป็น เพี่อให้ระบบทำงานได้รวดเร็วขึ้น

- Update ข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่ตลาดเวลา เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องตามที่ต้องการ

- จัดเก็บข้อมูลทุกครั้ง เมื่อมีการปรับปรุงหรือพัฒนาระบบเพื่อลดการสูญหายของข้อมูล

- พัฒนาและอบรมให้ความรู้แก่พนักงาน